Ekli belgeden alınan metin
T.C.
SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
Bütçe Daire Başkanlığı
Sayı : 95987881/01006/2264675 29/04/2014
Konu : MOSİP e-İmza Kullanımı
GENELGE
2014/13
5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun olarak hazırlanmış ve Adalet Bakanlığında
uygulanmış olan UYAP Doküman Yönetim Sistemi (DYS) yapılan protokol çerçevesinde
Kurumumuzda uygulanmaya başlanmıştır. 5070 sayılı Kanun ile tanımlanmış olan elektronik imza;
hem zamandan hem de kırtasiye giderlerinden tasarruf edilmesini, her türlü resmi işlemin
elektronik ortamda arşivlenerek yürütülmesini sağlayan bir uygulamadır. Elektronik imza ile
imzalanmış herhangi bir belge bilgisayar ortamında arşivlendiğinden depolama maliyetleri oldukça
azalmıştır. E-imzanın uygulanmaya başlamasıyla birlikte sadece ekonomik anlamda tasarruf değil;
iş gücünün etkin kullanılması sağlanarak zaman tasarrufu da yapılmış ve vatandaşa sunulan
hizmetlerin kalitesi yükselmiştir.
Elektronik imza ve zaman damgası uygulamasının, Mali Yönetim Otomasyon Sistemi
Projesi (MOSİP) içerisine dâhil edilmesi ve e-imzalı belgelerin elektronik ortamda saklanması
amacıyla MOSİP e-İmza Projesi başlatılmış, Projenin tüm yazılımları tamamlanarak gerekli
eğitimler merkez ve taşra teşkilatımızda verilmiştir. Proje ile birlikte ülkemizde elektronik imza
desteği olan ilk mali yönetim sistemi Kurumumuzda uygulanacak olup başta kırtasiye, personel,
depolama (arşiv) alanları olmak üzere pek çok gider üzerinden önemli miktarda tasarruf
sağlanacaktır.
Bu kapsamda MOSİP e-İmzanın kullanımı ile ilgili olarak kademeli bir geçiş takvimi
uygulanacak olup, harcama ve muhasebe birimlerimizin yapacakları temel işlemlere ilişkin
açıklamalar aşağıda açıklanmıştır:
1. Harcama Birimlerince Yapılacak İşlemler
Bilindiği üzere harcama birimlerimizde iki ayrı ödeme tipi bulunmaktadır. Bunlar harcama
talimatına bağlı ödeme emri belgeleri (yolluk ödemeleri, hizmet alımları, mal alımları vb.) ve
icmal listesi aracılığıyla oluşturulan (şahıs, abonelik ödemeleri vb.) ödeme emri belgeleridir.
Bütçe işlem fişleri, muhasebe işlem fişleri, ödeme emri belgeleri, ihtiyaç listeleri ve
harcama talimatları gibi MOSİP sistemi üzerinden imzalanacak olan dokümanlar harcama birim
kullanıcısı, gerçekleştirme görevlisi, harcama yetkilisi, muhasebe birim kullanıcısı ve muhasebe
yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanacaktır. E-imza sürecinin aşamaları aşağıda açıklanmıştır:
- Harcama birimi kullanıcısı ihtiyaç listesini oluşturduktan sonra, o ihtiyaç listesine bağlı
harcama talimatını oluşturur. Harcama talimatı için gerekli bilgiler girildikten sonra
imzalama işlemi gerçekleştirilmektedir.
- İlgilinin e-imza yetkisini kullanabilmesi için, ekranın sağ üst köşesinde yer alan
Bu belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5 inci maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır
Adres: Ziyabey Cad. No:6 Balgat/Ankara Ayrıntılı bilgi için irtibat : Gökhan YAMANKALE (Daire Bşk.)
Telefon: (0 312) 207 85 75 Elektronik Ağ: http://www.sgk.gov.tr
Faks: (0 312) 207 87 83 e-posta: butce@sgk.gov.tr
KAYIT DIŞI ÇALIŞMAYIN
GELECEĞİNİZİ RİSKE ATMAYIN
“Yükleniyor” ibaresinin kaybolarak “MOSİP e-İmza Uygulama” ibaresinin gelmesi
gerekmektedir. Bu ibare gelmeden, kullanıcı imzayı atacağı uygulamayı açamaz.
- Harcama birimi kullanıcısı “İmzala” butonuna bastıktan sonra uygulama ekranı
gelmektedir.
- Harcama birimi kullanıcısı, harcama talimatı ve ödeme emri belgesine eklenmesi gereken
belgeleri “Dosya ekle” ya da “Dosya tara” butonlarını kullanarak ekler.
- Dosya eklenmeden önce, Sosyal Güvenlik Kurumları Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde
belirtilmiş olan evrak türlerinin sıralandığı pencereden ilgili evrak türü seçilir. Harcama
birimi kullanıcısı bu işlemi yapmadan ilgili dosyayı harcama talimatına veya ödeme emri
belgesine ekleyemez.
- Sosyal Güvenlik Kurumları Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 5 inci maddesinin 7 nci
fıkrasında “Kurumun elektronik altyapısında üretilmeyen belgeler, elektronik ortama
aktarılarak 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun yetki alan
elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları tarafından üretilmiş sertifika aracılığı ile
değiştirilmez olduğunun güvence altına alınması ve zaman damgası ile
doğrulanması/damgalanması suretiyle ortak veri tabanına dahil edilmesi halinde, ödeme
belgesine kanıtlayıcı belge olarak eklenmez. Belgelerin bu fıkraya göre ortak veri tabanına
alınması işlemi gerçekleştirme görevi sayılır. Taranarak sisteme aktarılan fatura ve diğer
belgelerin mükerrer kullanımını önlemek için üzerlerine gerçekleştirme görevlileri
tarafından görevlilerin adı, soyadı, işlem tarihi ile “Taranmıştır” ibaresi yazılarak imzalanır
ve belge üzerine çift çizgi çekilerek muhafaza edilir.” ifadesi yer almaktadır. Buna göre,
fatura ekleme işlemleri aşağıda belirtildiği şekilde yapılır:
Evrak türü olarak fatura seçilir. Harcama birimi kullanıcısı “Kaydet” butonuna
bastığında fatura bilgilerinin (fatura numarası, fatura tarihi, vergi numarası) girileceği yeni
bir pencere açılır. Harcama birimi kullanıcısından, ilgili bilgileri girip faturayı harcama
talimatına eklemesi istenir. Harcama birimi kullanıcısı tarafından girilen bu bilgiler, ilgili
faturanın sağ alt köşesine sistem tarafından eklenir. Aynı faturanın daha önceden sisteme
girilmiş olması durumunda, sistem, bu faturanın sisteme eklenemeyeceğine dair bir uyarı
verir. Bu sayede onay mekanizmasının ilerleyen safhasındaki onay mercilerinin, fatura
üzerinde yazan verilerle gerçekleştirme görevlisinin girmiş olduğu bilgileri karşılaştırarak
kontrol yapması sağlanır. Böylece, bir faturanın birden fazla ödeme işleminde kullanılması
engellenir.
- E-imza ile imzalama işlemleri: Harcama birimi kullanıcısı, ekleme işlemleri
tamamlandıktan sonra Doküman Yönetim Sisteminde kullandığı akıllı kartını bilgisayara
takar ve imzalama işlemini gerçekleştirir. İmzalama işlemi tamamlandığında sistem “Belge
imzalanmıştır” şeklinde bir uyarı verir.
- Harcama birimi kullanıcısı, harcama talimatının imzalama işlemi bittikten sonra bu
harcama talimatına bağlı ödeme emri belgesini oluşturur. Bundan sonraki işlemler
muhasebe modülü altında bulunan Ö.E.B. Listesi ekranından devam eder.
- Gerçekleştirme görevlisi Ö.E.B. Listesi ekranına girip oluşturulan ödeme emri belgesini
çift tıklayarak imzalama işlemini gerçekleştireceği ekranı açar. Ödeme emri belgesi için
oluşturulan ve imzalanan harcama talimatı ekleriyle birlikte ödeme emri belgesinin ekine
sistem tarafından otomatik eklenir. Gerçekleştirme görevlisi bu harcama talimatını, eklerini
görüntüleyerek bu belge üzerindeki imzaları görüp doğrular. Bu işlem için harcama
talimatının üzerinde sağa tıklayarak “Detay göster” butonuna basıp detayları görebilir.
Ödeme emri belgesi ve eklerini kontrol ettikten sonra “İmzala” butonuna basarak hem
belgeyi imzalamış hem de onay mekanizmasında bir üst mercie çıkarmış olur.
Bu belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5 inci maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır
Adres: Ziyabey Cad. No:6 Balgat/Ankara Ayrıntılı bilgi için irtibat : Gökhan YAMANKALE (Daire Bşk.)
Telefon: (0 312) 207 85 75 Elektronik Ağ: http://www.sgk.gov.tr
Faks: (0 312) 207 87 83 e-posta: butce@sgk.gov.tr
KAYIT DIŞI ÇALIŞMAYIN
GELECEĞİNİZİ RİSKE ATMAYIN
- Ödeme emri belgesi, harcama yetkilisince iptal edilir ya da e-imza ile imzalanarak
onaylanır. Belgenin iptal edilmesi durumunda söz konusu belge sistemden tamamen
silinmekte ve baştan oluşturulması gerekmektedir. Ancak kullanım kolaylığı sağlaması
açısından belgeler silinmekle birlikte, “İptal listesi klasörü” altında sisteme daha önce
taranarak eklenen belgeler görüntülenebilmektedir. Belgenin onaylanması durumunda
uygulama ekranına “Muhasebeye gönder” butonu gelmekte ve bu butona basılarak belge
muhasebe birimine gönderilmektedir.
- MOSİP sistemi kullanıcıları, sadece kendi birimleriyle ilgili olmak üzere Plan Bütçe
Analiz Modülü altında yer alan MOSİP E-Arşiv klasörünü tıklayarak e-imza ile imzalamış
oldukları belgeleri ayrı ayrı görüntüleyebilirler.
2. Muhasebe Birimlerince Yapılacak İşlemler
Muhasebe birimlerince yapılacak işlemlerde birinci kişi muhasebe birim kullanıcısıdır.
Muhasebe birim kullanıcısı, ödeme emri belgesini iptal eder ya da onaylar. Muhasebe birim
kullanıcısı, taranarak sisteme dahil edilen faturada yazan bilgiler (fatura numarası, fatura tarihi,
vergi kimlik numarası) ile sisteme aktarılan fatura bilgilerini kontrol eder. Ayrıca ilgili Yönetmelik
gereği kanıtlayıcı belgelerin tamam olup olmadığını sistemden kontrol eder.
Muhasebe birim kullanıcısının belgeyi onaylaması durumunda belge, muhasebe yetkilisinin
ekranına düşer. Muhasebe yetkilisi de belgeyi iptal eder ya da onaylar. Muhasebe yetkilisince
belgenin onaylanması halinde sistem tarafından yevmiye numarası verilir.
Elektronik ortamda oluşturulan ortak bir veri tabanından yararlanmak suretiyle yapılacak
harcamalarda, veri giriş işlemleri gerçekleştirme görevi sayıldığından, ödeme belgesine ayrıca bu
verileri kanıtlayıcı belge bağlanmaz.
3. Muhafaza Edilecek Evrakların Tasnifi
Sisteme taranarak dâhil edilmiş olan evrak, üzerine ödeme emri belgesi numarası yazılarak
ilgili birimde tarih sırasına göre arşivlenecek olup ayrıca muhasebe birimine gönderilmeyecektir.
Sistemde üretilen diğer belgelerin çıktısı alınmayacaktır.
4. Uygulama Başlangıcı
MOSİP e-İmza Projesi 2 Haziran 2014 tarihinden itibaren uygulanmaya başlanacaktır.
Maliye Bakanlığı ile Kurumumuz arasında e-fatura entegrasyonu tamamlanana kadar
Sağlık Sosyal Güvenlik Merkezlerince yürütülen işler, MOSİP e-imza kapsamı dışında bırakılmış
olup uygulama başlangıcı için ayrıca bir duyuru yapılacaktır.
Yukarıda yer alan alt başlıklarda belirtilmeyen detay bilgileri de kapsayan ayrıntılı olarak
hazırlanmış olan kullanım kılavuzu MOSİP programı içerisinde hâlihazırda bulunmaktadır.
Bilgi edinilmesini ve gereğini rica ederim.
Yadigar GÖKALP İLHAN
Kurum Başkanı
DAĞITIM:
Bu belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5 inci maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır
Adres: Ziyabey Cad. No:6 Balgat/Ankara Ayrıntılı bilgi için irtibat : Gökhan YAMANKALE (Daire Bşk.)
Telefon: (0 312) 207 85 75 Elektronik Ağ: http://www.sgk.gov.tr
Faks: (0 312) 207 87 83 e-posta: butce@sgk.gov.tr
KAYIT DIŞI ÇALIŞMAYIN
GELECEĞİNİZİ RİSKE ATMAYIN
Gereği: Bilgi:
Merkez ve Taşra Teşkilatına Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına
Bu belge, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5 inci maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır
Adres: Ziyabey Cad. No:6 Balgat/Ankara Ayrıntılı bilgi için irtibat : Gökhan YAMANKALE (Daire Bşk.)
Telefon: (0 312) 207 85 75 Elektronik Ağ: http://www.sgk.gov.tr
Faks: (0 312) 207 87 83 e-posta: butce@sgk.gov.tr
KAYIT DIŞI ÇALIŞMAYIN
GELECEĞİNİZİ RİSKE ATMAYIN