Resmi Yazışmalarda Kullanılan Haberleşme Kodları

T.C. SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı : B.13.2.SGK.0.65.03.04/38 Konu : Resmi Yazışmalarda Kullanılan Haberleşme Kodları 04/03/2011 GENELGE 2011/ 25 Bilindiği üzere yazılı iletişimin çağa uygun olarak geliştirilmesi, evrak havale ve takiplerinin otomasyon tekniklerine uygun olarak yapılabilmesi için kamu kurum ve kuruluşları 14 hanelik bir kod formatında kodlanmış ve Başbakanlığın 1991/17 sayılı genelgesi ile kurum ve kuruluşlara bildirilmiştir. Genelge ile ayrıca, hazırlanan formata uygun olarak kurumlardan iç yazışma kodlarını belirlemeleri ve bunların Başbakanlığa bildirilmesi istenmiş, bu kodların birleştirilmesi sonucunda da Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) oluşturulmuştur. Ancak, yeni kurulan kurumlar ve mevcut kurumların teşkilat yapısında meydana gelen değişiklikler nedeniyle DTVT’nın güncellenmesi gerektiği 10/02/2011 tarihli ve 27842 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Başbakanlığın 2011/1 sayılı Devlet Teşkilatı Veri Tabanı konulu Genelgesi ile duyurulmuş ve 13/8/1991 tarihli ve 1991/17 sayılı Genelge yürürlükten kaldırılmıştır. Bahsi geçen 2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi hükümleri çerçevesinde, resmi yazışmalarda kullanılan haberleşme kodlarının elektronik ortamda üretilmesi, Başbakanlığa gönderilmesi ve tek merkezden ilan edilmesi amacıyla yürütülen “Devlet Teşkilatı Veri Tabanı” uygulama projesi kapsamında, Kurumumuzun merkez ve taşra teşkilatında kullanılmakta olan haberleşme kodlarında yeniden düzenleme yapılmıştır. Söz konusu kod sistemi, e-belgenin gündeme geldiği günümüzde, sadece evrak kayıt ve takiplerinin otomasyonunda değil, e-belgenin oluşturulmasında, gideceği yere ulaşmasında, dosyalanmasında, saklanmasında ve bu belgelere erişimde de önem arz etmektedir. Ayrıca, Bakanlar Kurulu’nun 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Kararıyla yürürlüğe konulan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine uyulmasını zorunlu kılmıştır. Buna göre, Kurumumuz merkez ve taşra teşkilatına ait olan ve kurumsal intranet portalında yayınlanan yeni haberleşme kodlarının bundan sonra yapılacak tüm yazışmalarda titizlikle kullanılması ve yeni kurulan birimlere/servislere yazışma kodu verilebilmesi için Strateji Geliştirme Başkanlığına bilgi verilmesi hususunda gereğini rica ederim. M. Emin ZARARSIZ Kurum Başkanı DAĞITIM: Merkez ve Taşra Teşkilatına Ziya Bey Caddesi No:6 06520 Balgat/ANKARA Tel: (0312) 207 81 24 Faks: (0312) 207 84 66 e-posta:ayildirim@sgk.gov.tr Elektronik ağ: www.sgk.gov.tr Ayrıntılı bilgi için irtibat: A. YILDIRIM Şb Md.