Bilindiği üzere veri sorumluları, Sicile sunulan ve Sicilde yayınlanan bilgilerin eksiksiz, doğru, güncel ve hukuka uygun olmasından sorumlu olup, Sicile açıklanacak bilgilerin Kişisel Veri İşleme Envanterine dayalı olarak hazırlanması gerekmekte ve veri sorumlularının Sicile kaydolması Kanun kapsamındaki diğer yükümlülüklerini ortadan kaldırmamaktadır.
Bu kapsamda;
1. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) kayıt başvuru formunun sadece sisteme girilmesi veya Kuruma posta, kargo, kurye, KEP ile iletilmesi ya da elden teslim edilmesi Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmiş olduğu anlamına gelmemektedir. Sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmiş olması için VERBİS’e kayıt başvuru formunun Kuruma posta, kargo, kurye veya KEP ile iletilmesi ya da elden teslim edilmesi ve Kurumca onaylanması akabinde başvuru formunda belirtilen elektronik posta adresine iletilen “kullanıcı adı” ve “parola” ile VERBİS ana sayfada yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Giriş” butonu aracılığıyla giriş yaparak bir “irtibat kişisi” atanması, atanan irtibat kişisi tarafından da yine VERBİS ana sayfada yer alan “Sicile Kayıt” butonu aracılığıyla giriş yapılması ve ilgili veri sorumlusu için “bildirim” düzenlenerek sistem üzerinden bildirimin onaylanması gerekmektedir.
2. VERBİS; kesintisiz olarak erişim, başvuru ve bildirim düzenlemesine açık olup hâlihazırda sistem üzerinden başvuru yapılabilmesi ve bildirim düzenlenmesi imkâni bulunmaktadır. Bu nedenle eksik başvuru ve bildirimlerin bir an önce tamamlanması önem arz etmektedir. Ayrıca, Veri sorumluları, Sicilde kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde meydana gelen değişiklikleri, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içerisinde VERBİS üzerinden Kuruma bildirir.” hükmü gereği VERBİS üzerinden giriş yapılarak “bildirim güncellemesi” yapılması mümkündür.