İşverenler İçin İşbaşı Eğitim Programı Başvuru Ekranı Kullanım Kılavuzu

İŞVERENLER İÇİN

İEP BAŞVURU EKRANI

KULLANIM KILAVUZU

18.04.2022

1

İÇİNDEKİLER

1.

GİRİŞ .............................................................................................................................................. 3

1.1.

2.

Tanım ve Kısaltmalar .............................................................................................................. 3

İEP BAŞVURU İŞLEMLERİ EKRANI ......................................................................................... 3

2.1.

Sayfa Yapısı ............................................................................................................................ 4

2.2.

Başvuru Oluşturma .................................................................................................................. 6

2.2.1.

Başvuru Bilgileri ................................................................................................................. 7

2.2.2.

Başvuru Belgeleri .............................................................................................................. 13

2.3.

Başvuru Silme ....................................................................................................................... 16

2.4.

Başvuru Gönderme ................................................................................................................ 17

2.5.

Başvuru Takip ve Güncelleme .............................................................................................. 19

2.5.1.

Eksik veya Yanlış Belge Tespit Edilmesi.......................................................................... 19

2.5.2.

Eksik veya Yanlış Bilgi / Yetersiz Kontenjan Durumları ................................................ 20

2.5.3.

Başvurunun Reddedilmesi ................................................................................................. 21

2.5.4.

Başvurunun Kabul Edilmesi .............................................................................................. 22

2.5.5.

Programın Kurum Tarafından Başlatılması ....................................................................... 23

2.6.

Katılımcı İşlemleri ................................................................................................................. 24

2.6.1.

Katılımcı Adaylarının Eklenmesi ...................................................................................... 25

2.6.2.

Katılımcı Adaylarının Listeden Çıkarılması...................................................................... 27

2.6.3.

Katılımcı Listesinin Gönderilmesi .................................................................................... 27

2.6.4.

Reddedilen Katılımcının Değiştirilmesi ............................................................................ 28

2

1. GİRİŞ

Bu dokümanda, işverenlerin İşbaşı Eğitim Programı (İEP) başvurularını İŞKUR internet sayfası

üzerinden nasıl yapabilecekleri anlatılmaktadır.

1.1. Tanım ve Kısaltmalar

İEP: İşbaşı Eğitim Programı

Kurum kullanıcısı: İl Müdürlüğü / Hizmet Merkezi’nde görev yapan kullanıcı.

2. İEP BAŞVURU İŞLEMLERİ EKRANI

İşveren, kullanıcı bilgileri ile İŞKUR E-ŞUBE sayfasına giriş yapar. Ekranda en altta yer alan “İşbaşı

Eğitim Programı (İEP) Başvurusu” linkini veya sayfanın üst kısmında yer alan menüden “Online

İşlemler -> Kurs/Programlar -> İEP Başvuru İşlemleri” seçeneğini tıklar.

3

Ekrana gelen İEP Başvuru İşlemleri sayfası aşağıdaki gibidir:

2.1. Sayfa Yapısı

Ekranda yukardan aşağıya sıralı şekilde; butonlar, Başvuru Bilgileri, Başvuru Belgeleri ve varsa daha

önce yapılmış olan başvuruların listesi yer alır.

Başvuru Bilgileri kısmı ilk başta görünür değildir. Yeni bir başvuru oluşturmak amacıyla butonuna basıldığında, veya listeden mevcut bir başvuru seçildiğinde görünür hale gelir.

Başvuru Bilgileri ve Başvuru Belgeleri için detaylar bir sonraki bölümde (2.2 Başvuru Oluşturma)

anlatılacaktır.

Butonlar

: Yeni bir İEP başvuru kaydı oluşturmak içindir.

: İEP başvurusu oluşturulmaya başlandıktan sonra girilen bilgileri kaydetmeye

yarar.

: İşverenin ne kadar çalışanı olduğunu, varsa devam eden İEP’lerde ne kadar

katılımcının yer aldığı gibi bilgileri görüntüleyebileceği ekrandır.

: Başvurunun işverenin bağlı olduğu İl Müdürlüğü / Hizmet Merkezi’ne

gönderilmesi içindir.

: Yapılan başvuru İl Müdürlüğü / Hizmet Merkezi’nde kabul edildiği takdirde

işverenin programdan faydalanmasını istediği kişilerin listesini oluşturabileceği ekrandır.

: Daha gönderilmemiş / üzerinde işlem yapılmamış başvuru kaydının silinmesi içindir.

4

Başvuru Listesi

İşverene ait tüm İEP başvurularının yer aldığı listedir. Listede yer alan kolonlar şunlardır:



Butonu: Listedeki her bir kaydın en solunda yer alır ( ).



Başvuru No: Sistemin otomatik olarak verdiği bir numaradır.



Başvuru Durum: Bir başvurunun alabileceği durumlar şunlardır:

o

“Yeni”

Başvuru oluşturulmaya başlayınca durumu “Yeni” olur. İşveren başvurusunu

tamamlayıp butonu ile gönderme işlemini gerçekleştirene kadar

durumu “Yeni” olarak kalmaya devam eder.

o

“Gönderildi”

Başvuru, gerekli tüm belgeler taranıp yüklendikten sonra butonu

ile gönderilir. Başvurunun durumu “Gönderildi” olarak değişir.

o

“Eksik Belge Mevcut”

İl Müdürlüğü / Hizmet Merkezi’nde görev yapan kullanıcının (kurum kullanıcısının)

yaptığı inceleme sonucunda başvurunun alabileceği bir durumdur. Belgede eksik

bilgi, kısım veya sayfa olduğunu ifade eder. İşveren, eksiklik olan belgede düzeltme

yapıp başvuruyu tekrar gönderebilir.

o

“Yanlış Belge Mevcut”

Kurum kullanıcısının yaptığı inceleme sonucunda başvurunun alabileceği bir

durumdur. Belgenin olması gerekenden farklı bir belge olduğunu ifade eder. İşveren,

yanlış gönderilmiş belgeyi değiştirip başvuruyu tekrar gönderebilir.

o

“Kabul Edildi”

Kurum kullanıcısının yaptığı inceleme sonucunda başvuruda eksik ya da hata

bulunmadığını ve onay süreci için değerlendirmeye alındığını gösteren durumdur.

o

“Reddedildi”

Kurum kullanıcısının yaptığı inceleme sonucunda başvurunun değerlendirmeye

alınmayacağını gösteren durumdur.



Başvuru Tarih: Başvurunun gönderilme tarihidir.



Başvuru Sonuç Açıklama: Kurum kullanıcısı tarafından yapılan değerlendirme sonucuna

dair metin olarak girdiği bilgidir.

5

2.2. Başvuru Oluşturma



Yeni bir İEP başvurusu hazırlamak için butonuna basılır.



Sistem, taslak durumda (yani içeriği boş olan - durumu “Yeni” olan) bir başvuru kaydı yaratır.



Kayıt yaratılınca “Başvuru taslağı oluşturulmuştur” bilgilendirme mesajı görüntülenir.



Sistem tarafından yeni başvuru kaydına otomatik olarak bir numara verilir.



Yeni kayıt, listede görünmeye başlar.



“Başvuru taslağı oluşturulmuştur” bilgilendirme mesajındaki Tamam tuşuna basılır.



Listede yeni yaratılan başvuru kaydı, solunda yer alan ( ) butonuna basılarak seçilir.

Başvuru kaydına ait ekranda üst bölümde “Başvuru Bilgileri”, alt bölümde “Belgeler” yer alır. Bu

bölümlere ait detaylar dokümanın bundan sonraki kısmında 2 ayrı başlık altında anlatılacaktır.

6

2.2.1. Başvuru Bilgileri



Seçilen başvuruya ait bilgiler ekranda görünür hale gelir.

Ekranda bazı bilgiler gri renk ile görünmektedir: Başvuru Numarası, Kurs Numarası, Başvuru

Durum, Başvuru Tarih, Fiili Gün, … gibi. Bu bilgiler işverenin bilgi girişi yapabileceği alanlar

olmayıp sistemin otomatik olarak doldurduğu veya dolduracağı salt okunur alanlardır.



Eğer program, işverenin başvuruyu yaparken kullandığı İŞKUR kullanıcı kaydının bağlı olduğu

il - ilçeden farklı bir yerde yürütülmek isteniyorsa, “Kontenjan Kullanılacak İl – İlçe” bilgileri

ile “Uygulama İl – Adres” bilgileri farklı girilmelidir.



Meslek alanına, istenen mesleğin bilgisi girmek için birkaç harf girildiğinde sistemde kayıtlı

meslek adlarından bu harfleri içerenler otomatik olarak listelenir:

7



İşveren başvuru hazırlama sürecinde istediği zaman butonuna basarak

başvurusunun son durumunu o ana kadar girmiş olduğu bilgi ve belgeler ile birlikte

kaydedebilir.



butonuna basıldığında sistem tarafından çeşitli kontroller yürütülür ve ilgili

mesajlar ekrana getirilir. Bunlardan bir tanesi “Aynı veya Yakın Meslekte Program

Düzenlenecek İşyerinizde Sigortalınız Var Mı” alanının işveren tarafından ‘Evet’ olarak

seçilmesine aittir:



Meslek seçildikten sonra ekrana 2 yeni alan daha gelir:



Eğer program İmalat / Bilişim veya Tehlikeli Meslek kapsamında açılmak isteniyorsa izin

verilen maksimum program süreleri değişkenlik gösterir. Bu sürelere ait bilgilere ilgili alanların

yanındaki Soru İşareti ( ) kısmına basarak erişilebilir:

8



butonuna basıldığında, başvurunun gönderilebilmesi için gerekli olan tüm

bilgi ve belgelerin girilip girilmediği kontrol edilir:

9



Başlangıç ve Bitiş Tarihleri ile birlikte programın uygulanacağı günlerin işaretlenmesi gerekir.

Programın başladığı tarih ile bittiği tarih, haftanın ortasına gelebileceği için İlk ve Son Haftalar

için ayrı gün işaretlenmesi yapılabilmektedir. “Devam Eden Haftalar” kısmı, baştan sona

eksiksiz tam bir hafta için programın uygulanacağı günleri işaretlemek amacıyla işaretlenir.

butonuna basıldığında “Fiili Gün” bilgisi tüm bu verileri kullanarak

otomatik olarak hesaplanır.



“Çalışan Sayısı” ve “Kalan Kontenjan Sayısı” bilgileri, butonuna

basıldığında otomatik olarak hesaplanır. Bu butona basıldığında önce aşağıdaki gibi bir pencere

açılır:

Çalışan Sayısı: Şirketin başvuru tarihi itibarı ile çalışan sayısı.

Kontenjan: Kullanabileceği maksimum kontenjan.

Kullandığı Kontenjan: Devam eden programlardan faydalanan kişi sayısı.

Hizmet Sağlayıcının Açtığı İEP’ler: İşverenin o ilde daha önce açmış olduğu İşbaşı Eğitim

Programlarının listesi.

10



butonuna basıldığında açılan yukardaki pencere kapatıldığında “Çalışan

Sayısı” ve “Kalan Kontenjan Sayısı” bilgilerinin güncellenmiş olduğu görülür:



Programdan faydalanabilecek kişi sayıları Erkek ve Kadın Kursiyer alanlarına ayrı ayrı girilir.

Her iki alana yazılan kursiyer sayılarının toplamı Kalan Kontenjan Sayısı’ndan fazla olarak

kaydedilmek istenirse ilgili mesaj görüntülenir:

11



“Proram İlanı Yayınlansın Mı?” seçeneği ‘Evet’ olarak kaydedilirse İŞKUR’da İş Arayan olarak

kayıtlı olan kişiler bu program için yayınlanacak ilanı görebilecek ve başvuruda

bulunabileceklerdir.



Başvuru Bilgilerinde yer alan tüm zorunlu alanlara ait bilgi girişi tamamlanıp butonuna basıldığında, zorunlu yüklenmesi gereken belgeler olduğunu belirten mesaj

görüntülenir.

12

2.2.2. Başvuru Belgeleri



Başvuru Bilgileri bölümünün altında Başvuru Belgeleri bölümü yer alır. Bu bölümde başvuru

için yüklenmesi gereken belgelerin listesi bulunur.



Bazı belgeler için (Talep Dilekçesi) Şablon indir linki bulunur. Bu linklere basıldığında, ilgili

belgeye ait şablon bilgisayara indirilir. Böylece işveren bu belgeyi doldurup tarayıcıdan

geçirerek bilgisayarına yükleyebilir.



Her belge için butonu bulunmaktadır. Bu butonlar işverenin bilgisayarında

bulunan belgeleri başvurusuna yükleyebilmesini sağlar.



butonuna basıldığında ve butonları görünür hale gelir.



butonuna basıldığında bilgisayarda kayıtlı dosyalardan ilgili belgenin seçimini

sağlamak amacıyla Dosya Gezgini penceresi açılır. Buradan ilgili belge seçilir. Seçilen dosyanın

adı ekranda görünür.

13



butonuna basılır. Eğer seçilen dosya formatı JPEG, TIFF ya da PDF değilse hata

mesajı alınır ve belge yükleme işlemi yapılmaz.



Doğru formatta belgenin yüklenmesi tamamlandığında aşağıdaki mesaj alınır.



Taranmış dosyası yüklenen belgeler için ekranda butonu görülür.



butonuna basıldığında yüklenmiş olan belge yeni açılan bir sekmede

görüntülenir.

14



Her belge için butonu yer alır. Yüklenmiş bir belgenin silinmesi için kullanılan bu

butonlar eğer belge yüklü değilse pasif durumdadırlar.



Silme için onay isteyen mesaj ekranında tuşuna basıldığında, başvuruda yer alan

belge İŞKUR sisteminden silinir (bilgisayardan silinmez).



Yüklenmiş bir belge silinip tekrar belge yüklenebilir.



Silme işlemi yapmadan belge yüklemesi yapıldığında var olan eski belge yerine yeni yüklenen

belge kaydedilir.

15

2.3. Başvuru Silme



Bir başvuru kaydı, gönderilmeden önce silinebilir. Yani durumu sadece “Yeni” olan bir başvuru

kaydı için yapılabilir.



Ekranın üst kısmında yer alan butonu ile işlem gerçekleştirilir.



Butona basıldığında, başvuru kaydının tamamen silineceğini söyleyen bir uyarı mesajı

görüntülenir.



butonuna basıldığında, başvuru kaydı silinir ve listede görünmez hale gelir. İşlem

gerçekleştiğinde aşağıdaki mesaj görüntülenir:

16

2.4. Başvuru Gönderme



Tüm bilgi ve belgelerin yüklenmesi tamamlandığı zaman başvuru kaydı, işverenin bağlı olduğu

İl Müdürlüğü / Hizmet Merkezi’ne gönderilmeye hazır hale gelir.



Ekranın üst kısmında başvuru göndermeden önce onaylanarak işaretlenmesi gereken

Bilgilendirme Metni görünür hale gelir.



butonu aktif hale gelir.



“Onaylıyorum” kutucuğu işaretlenip butonuna basılır.



Listede başvuruya ait kaydın durumu ‘Gönderildi’, Başvuru Tarihi ise gönderilme işleminin

yapıldığı tarih olarak güncellenir.



Gönderilen başvuruya ait kayıt listeden ( ) butonuna basarak seçildiğinde, tüm

butonlar pasif hale gelirler (yani çalıştırılamazlar).



“Bilgilendirme Metni: İşbaşı Eğitim Programı başvurunuz alınmış olup talebiniz İl

Müdürlükleri/Hizmet Merkezlerince değerlendirilecektir. İnceleme sürecinde başvuru

evraklarında eksiklik olduğunun değerlendirilmesi halinde, sizinle irtibata geçilerek, söz

konusu eksik evrakların elektronik ortamda intikal ettirilmesi istenecektir.” metni görüntülenir.

17



Durumu ‘Yeni’ olan, yani daha gönderilmemiş olan bir başvuru kaydı mevcut ise ikinci bir

başvuru oluşturma işlemine başlanmak istendiğinde aşağıdaki hata mesajı verilir ve işleme

devam edilemez.



Aynı gün içinde birden fazla başvuru yapılabilir.



Bir takvim ayı içinde en fazla 3 farklı tarihte başvuru yapılabilir. Sistem, aynı takvim ayı içinde

4. farklı tarihte başvuru yapılmasına izin vermez. Örnek olarak işverenin Nisan ayı içinde ayın

6’sında, 8’inde ve 15’inde İEP başvuruları yapmış olduğunu varsayalım: Sistem, bu işverenin

16 Nisan’dan itibaren ay sonuna kadar başka bir İEP başvurusunda bulunmasına izin

vermeyecektir.

18

2.5. Başvuru Takip ve Güncelleme



Gönderilen başvuruya kurum tarafından yapılan incelemenin sonucu listeden ilgili kaydın

görüntülenmesi ile takip edilir.



Listede kaydın sol tarafında yer alan butonuna ( ) basılarak başvuruda yer alan tüm

bilgi ve belgeler ekrana getirilir.

2.5.1. Eksik veya Yanlış Belge Tespit Edilmesi



butonu ile başvuruda olması gereken doğru belge yüklenir.



butonu ile başvurunun tekrar kuruma gönderimi sağlanır.



Durumu ‘Eksik Belge Mevcut’ veya ‘Yanlış Belge Mevcut’ olarak değerlendirilen

başvurularda, sadece ‘Uygun Değil’ olarak işaretlenen belgeler üzerinde değişiklik yapılabilir

ve tekrar gönderimde bulunulabilir.

19

2.5.2. Eksik veya Yanlış Bilgi / Yetersiz Kontenjan Durumları



Kurum incelemesi sonucunda tüm belgeler uygun bulunsa bile başvurudaki diğer bilgilerde bir

eksiklik / yanlışlık veya kontenjan ile ilgili bir sorun olduğu tespit edilmiş olabilir.



Bu tip başvurular işverenin ekranında aşağıdaki gibi gösterilir:



Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butonuna ( ) basılarak başvuruda yer alan tüm

bilgi ve belgeler ekrana getirilir.



Başvuru Sonuç kısmında belirtilmiş olan açıklamaya göre gerekli düzeltme yapılarak butonuna basılır.



Başvuru Durumu ‘Gönderildi’ olarak güncellenmiş olur.

20

2.5.3. Başvurunun Reddedilmesi



İnceleme sonucu durumu ‘Reddedildi’ olarak güncellenen başvuru, üzerinde işlem yapılamaz

hale gelir. İşveren tarafından bu başvuru tekrar gönderilemez.



Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butonuna ( ) basılarak başvuruda yer alan tüm

bilgi ve belgeler ekrana getirildiğinde, reddedilen başvuruda yer alan tüm bilgi ve belgeler ile

işlem butonlarının kapalı hale geldiği görülür. ‘Reddedildi’ olarak değerlendirilen başvurular

üzerinde hiçbir değişiklik ve işlem yapılamaz.

21

2.5.4. Başvurunun Kabul Edilmesi



İnceleme sonucu kabul edilen başvuru, ekranda aşağıdaki gibi görünür:



Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butonuna ( ) basılarak başvuruda yer alan tüm

bilgi ve belgeler ekrana getirilir. Durumu ‘Kabul Edildi’ olan başvuruda yer alan tüm bilgi ve

belgeler ile işlem butonlarının kapalı hale geldiği görülür:



Durumu ‘Kabul Edildi’ olan başvurular, ön kabulden geçmiş olan başvurulardır. Programın

başlatılması ile ilgili alınacak karar kurum personeli tarafından daha sonra işverene iletilecektir.

22

2.5.5. Programın Kurum Tarafından Başlatılması



Kurum tarafından incelemesi tamamlanan ve ‘Kabul Edildi’ olarak değerlendirilen başvuruda

yer alan program sistem üzerinde başlatıldığı zaman ekrandaki durumu değişmiş olur:



Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butonuna ( ) basılarak başvuruda yer alan tüm

bilgi ve belgeler ekrana getirildiğinde başvuruda yer alan tüm bilgi ve belgeler ile işlem

butonlarının hala kapalı halde olduğu görülür.



Programda yer alacak katılımcı adaylarının başvuruya eklenebilmesi için Kurum tarafından

başvuru durumunun ‘Katılımcı Listesi Bekleniyor’ olarak değiştirilmesi gerekir.

23

2.6. Katılımcı İşlemleri



Kurum tarafından durumu ‘Katılımcı Listesi Bekleniyor’ olarak değiştirilen başvuru ekranda

aşağıdaki gibi görünür:



Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butonuna ( ) basılarak başvuruda yer alan tüm

bilgi ve belgeler ekrana getirildiğinde başvuruda yer alan butonunun açık,

diğer butonların kapalı halde olduğu görülür.

24



butonuna basıldığında yeni bir sayfa ekrana gelir:

2.6.1. Katılımcı Adaylarının Eklenmesi



Eğer birden fazla kişi eklenmek isteniyorsa “Eklenecek Numaralar” bölümünde her satırda bir

adet TC Kimlik No olacak şekilde (en fazla 10 kişi) bilgileri girip butonuna basılır.

25



butonuna basıldığında Eklenecek Numaralar bölümündeki her bir kimlik numarası için

kontroller çalıştırılır. Eğer listedeki herhangi bir kişinin katılımcı olmasına engel bir durum

tespit edilirse ilgili mesaj görüntülenir ve o kişi için ekleme yapılmaz. Listede yer alıp

kontrollere takılmayan kişiler eklenir.



Başarı ile eklenen kişi, ekranın altındaki listede görünür hale gelir. Listede kaydın solunda yer

alan butonuna basıldığında kişiye ait bilgiler listenin üstünde yer alan bölümde

gösterilir.

26

2.6.2. Katılımcı Adaylarının Listeden Çıkarılması



Yanlışlıkla eklenen kişinin listeden çıkarılması için önce kişi listedeki kaydının solunda yer alan

butonu ile seçilir. Sonra da butonuna basarak silinmesi gerçekleştirilir.

2.6.3. Katılımcı Listesinin Gönderilmesi



Programdan faydalanacak kişilerin eklenmesi bittikten sonra incelenmesi için kuruma

gönderilmesi gerekir. Bu amaçla butonu kullanılır.

( butonu daha sonra anlatılacaktır)



Liste gönderildikten sonra başvuru durumu ‘Liste Kuruma Gönderildi’ olarak değişir. Kurum

tarafından listede yer alan katılımcıların incelenmesi bitene kadar başvuru durumu bu şekilde

kalır. İşlem butonlarının hepsi pasif durumdadır.

27

2.6.4. Reddedilen Katılımcının Değiştirilmesi



Kurum tarafından en az bir katılımcı için ‘Red’ değerlendirmesi yapılır ve İşverene geri

gönderilirse başvurunun durumu ‘Liste İşverene Geri Gönderildi’ olarak değişir:



Listedeki kaydın sol tarafında yer alan butonuna ( ) basılarak başvuru kaydını seçip

sayfasına girilir.



Durumu ‘Red’ olan kişinin silinmesi gerekir.



Durumu ‘Red’ olan kişi / kişilerin yerine başka katılımcılar eklenerek liste tekrar Kuruma

gönderilir.

28