İş Hukukunda Elektronik Ortamda Oluşturulan İşyeri Kayıt ve Belgelerinin Delil Niteliği

İŞ HUKUKUNDA ELEKTRONİK ORTAMDA OLUŞTURULAN İŞYERİ KAYIT VE BELGELERİNİN DELİL

NİTELİĞİ

1. GİRİŞ

İçinde bulunduğumuz yüzyıl dijital bilgi çağı olarak tanımlanmakta, birbiri ardına yaşanan

teknolojik gelişmeler ülkelerin toplumsal ve ekonomik yapıları ile hukuk sistemlerinde de dönüşüme

neden olmaktadır.1

Ülkemizde de 2000’li yılların başından itibaren dijital bilgi çağına uyum yönünde yoğun çalışmalar

yürütülmekte ve dijital dönüşüm konusunda alınan kararlar uygulamaya konulmaktadır. Bu hedef

doğrultusunda yapılan yasal düzenlemelerle artık kamu yönetiminde ve Yargı’da yürütülen iş ve

işlemlerde elektronik imza kullanılmakta, elektronik ortamda belge oluşturulmaktadır. Islak imzalı

belge üretiminin ise oldukça azaldığı görülmektedir.

İş Kanunu’nda yapılan değişikliklerle beraber esnek çalışma modellerinin ağırlıklı olarak

uygulanmaya başlanması; işin artık klasik anlamda işyerinden yapılmaktan çıkıp işyeri dışında

yapılmaya başlanması sonucunu doğurmuş, özel sektör işyerleri de teknolojik gelişmelere paralel bir

biçimde ve dijital çağın bir gereği olarak çalıştırdıkları işçilerle ilgili yasal yükümlüklerinden

kaynaklanan kayıt tutma ve belge oluşturma işlemlerini elektronik ortamda yapmaya başlamışlardır.

İşverenler tarafından kanundan doğan bir yükümlülükten dolayı ve içinde yaşadığımız çağın da bir

gereği olarak dijital ortamda oluşturdukları elektronik kayıtlar ve belgeler birtakım kriterler göz

önünde bulundurularak yargıya intikal eden uyuşmazlıklarda ispat aracı olarak kabul edilmeye

başlanmıştır.

Yargıtay son yıllarda iş uyuşmazlıklarına ilişkin olarak verdiği kararlarda; elektronik giriş çıkış

kayıtlarını, kamera kayıtlarını, GPS-GPRS kayıtlarını, takograf, bilgisayar şifresi ile işlem yapılan

yerlerdeki bilgisayar açılıp kapanış kayıtlarını (log ve finart kayıtları), e-posta kayıtlarını, WhatsApp

yazışmalarını, GSS Medula kayıtlarını takdiri delil olarak kabul etmektedir. 2

2. ELEKTRONİK ORTAMDA OLUŞTURULAN KAYITLARIN DELİL NİTELİĞİ

2.1. ELEKTRONİK DELİLLER VE İSPAT

7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu kapsamındaki uyuşmazlıklarda 6100 sayılı Hukuk

Muhakemeleri Kanunu (HMK) hükümleri uyarınca basit yargılama usulü uygulanmaktadır.

Hukuk yargılamalarında taraflarca getirilme ilkesi geçerlidir.

Taraflarca getirilme ilkesi istisnai bazı haller dışında tarafların iddia ve savunmalarına ilişkin

olayların ve bunlara ilişkin delillerin hakim tarafından kendiliğinden dikkate alınamayacağı, hakimin

kendiliğinde delil toplayamayacağı anlamına gelmektedir.3

1

Dünya Bankası (World Bank) Dijitalleşmeyi (Digitalization) günümüzün dönüştürücü fırsatı olarak

değerlendirmekte ve içinde bulunduğumuz dijitalleşme sürecini dijital gelişim devrimi (Digital Development

Revolutıon) olarak tanımlanmaktadır. (28 Eylül 2023, Overviewhttps: //www.worldbank.org /en/topic/ digital

development /overview)

2

Aykut Yücel, İş Hukukunda Elektronik Deliller, Seçkin Yayıncılık, Ankara 2021, sayfa 55

3

Aykut Yücel, İş Hukukunda Elektronik Deliller, Seçkin Yayıncılık, Ankara 2021, sayfa 55

Sayfa 1 / 11

Özel hukuk uyuşmazlıklarında ispat; konuyla ilgili olarak ortaya kayıt ve belge konulmasıyla

gerçekleştirilmektedir.

HMK’nin 199 uncu maddesine göre belge;” Uyuşmazlık konusu vakıaları ispata elverişli yazılı veya

basılı metin, senet, çizim, plan, kroki, fotoğraf, film, görüntü veya ses kaydı gibi veriler ile elektronik

ortamdaki veriler ve bunlara benzer bilgi taşıyıcıları bu Kanuna göre belgedir.” şeklinde

tanımlanmıştır.

HMK’ye göre deliller kesin delil ve takdiri delil olarak ikiye ayrılmaktadır. Kesin deliller; ikrar,

kesin hüküm, senet ve yemindir. Bu deliller hakimi bağlayıcı niteliktedir. Takdiri deliller ise tanık,

bilirkişi, keşif, uzman görüşü ve kanunda düzenlenmemiş diğer delillerdir. Hakimin bu delilleri

serbestçe takdir yetkisi bulunmaktadır.

İspat aracı olarak kullanılacak delilerin hukuka uygun olarak elde edilmiş olması da

gerekmektedir.

HMK’nin 189/2 maddesine göre; “Hukuka aykırı olarak elde edilmiş olan deliller, mahkeme

tarafından bir vakıanın ispatında dikkate alınmaz.”

HMK’nin 192 nci maddesi uyarınca da, “Kanunun belirli bir delille ispat zorunluluğunu

öngörmediği hallerde, Kanunda düzenlenmemiş olan diğer delillere de başvurulabilir.

HMK’nin 219/1 maddesine göre ise, “Elektronik belgeler belgenin çıktısı alınarak ve talep

edildiğinde incelemeye elverişli şekilde elektronik ortamda kaydedilerek mahkemeye ibraz edilir.”

Taraflarca elektronik bir belge delil olarak gösterildiğinde veya hakim resen bu tür kayıt ya da

belgeyi incelemek istediğinde, elektronik delillerin mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri

ortamlarındaki kayıtlarının bir veri taşıyıcısı, anahtar ve sertifika hizmet sağlayıcısının sertifikası ile

mahkemeye ibraz edilmesi ve bu kayıtlara erişim ve kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm

bilgi ve şifrelerin mahkemeye bildirilmesi gerekmektedir.4

2.2. ELEKTRONİK İMZA

2004 yılında çıkarılan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile birlikte, e-imzanın elle atılan imza

ile aynı hukuki sonucu doğuracağı hüküm altına alınmıştır.

Genel olarak elektronik imzalı belgelerin delil değeri taşıması için güvenli elektronik imza ile

oluşturulmaları gerekmektedir.

İş Hukuku yönünden ise elektronik imza kendi başına bir delil olmayıp, diğer ispat araçlarının

oluşturulmasında kullanılabilecek bir tamamlayıcıdır.5

E-imzalı bir belgenin delil değeri kritiğinde öncelikle e-imza sertifikası doğrulaması yapılmakta ve

zaman damgası içerip içermediği incelenmektedir.

4

5

Aykut Yücel, İş Hukukunda Elektronik Deliller, Seçkin Yayıncılık, Ankara 2021, sayfa 90,151 no’lu dipnot

A. g. e. sayfa 55

Sayfa 2 / 11

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 3/I-b maddesine göre; Elektronik imza, başka bir

elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama

amacıyla kullanılan elektronik veriye ifade eder.” şeklinde tanımlanmıştır.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 3/I-c maddesinde imza sahibini “Elektronik imza

oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişi” olarak tanımlanmıştır. Bu

tanımlamaya göre tüzel kişiler elektronik imza sahibi olamazlar.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 4 üncü maddesinde, “Güvenli elektronik imza;

a) Münhasıran imza sahibine bağlı olan,

b) Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile

oluşturulan,

c) Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan,

d) İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini

sağlayan, elektronik imzadır.” şeklinde tanımlanmıştır.

Elektronik imza üst kavramının içeriğine dijital imza, biyometrik imza, mobil elektronik imza, ıslak

imzanın tarayıcı vasıtasıyla bilgisayara aktarılması, bilgisayar ekranındaki “onaylıyorum” yazısının

üzerine tıklanması, elektronik ortamdaki alışveriş işlemini gerçekleştirmek için kredi kartı

numarasının ve güvenlik kodunun sisteme girilmesi, elektronik postanın altına eklenen isim gibi pek

çok elektronik imza türü girmektedir.6

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu yürürlüğe girdikten sonra muhtelif kanunlarda yapılan paralel

düzenlemeler İş Kanunu’nda yapılmamıştır.

Güvenli elektronik imzanın, ıslak imza gibi delil niteliğini taşımasına iş mevzuatı yönünden bir

engel bulunmamaktadır.

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun imza başlığını taşıyan 15 inci maddesinin birinci fıkrasında

da “İmzanın borç altına girenin el yazısıyla atılması zorunludur. Güvenli elektronik imza da el yazısıyla

atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur.” düzenlemesi yer almaktadır.

Elektronik imzanın işverenin elektronik ortamda oluşturduğu kayıt ve belgelerde de kullanılabilir

hale gelmesi, e-imza sertifikası doğrulaması yapılması ve zaman damgası içermesi şartıyla; kanuni

yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ödenen işçilik alacaklarının ispatı yönünden aynı kağıt

ortamında oluşturulan ve işçinin imzasını taşıyan kayıt ve belgeler de olduğu gibi hukuki sonuç

doğuracaktır.

6

A.g.e. sayfa 58

Sayfa 3 / 11

2.3. ELEKTRONİK DELİLLERLE İLGİLİ OLARAK YARGITAY UYGULAMASI

Yargıtay işçilik alacaklarıyla ilgili davalarda ortaya koyduğu kriterlerle birlikte elektronik ortamda

oluşturulan işyeri kayıtlarını ve teknolojik cihazların kullanımıyla elde edilen verileri takdiri delil

niteliğinde olarak değerlendirmektedir.

Bu doğrultuda Yüksek Mahkeme tarafından iş uyuşmazlıklarına ilişkin açılan iş davalarında;

elektronik giriş çıkış kayıtları, kamera kayıtları, GPS-GPRS kayıtları, takograf, bilgisayar şifresi ile

işlem yapılan yerlerdeki bilgisayar açılıp kapanış kayıtları (log ve finart kayıtları), e-posta kayıtları,

WhatsApp yazışmaları, GSS Medula kayıtları, iş sözleşmesinin feshinin haklı ya da geçerli fesih olup

olmadığını belirlenmesi ve işçilik alacaklarının tespiti yönünden ispat aracı olarak değerlendirmeye

tabi tutulmakta ve takdiri delil olarak kabul edilmektedir. 7

3. İŞ HUKUKUNDA İSPAT VE İŞVERENİN KAYIT TUTMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ BULUNAN HALLER İLE

ELEKTRONİK ORTAMDA OLUŞTURULAN İŞYERİ KAYITLARI

3.1. İŞ HUKUKUNDA İŞVERENİN KAYIT TUTMA VE BELGE DÜZENLEME YÜKÜMLÜLÜĞÜ BULUNAN

HALLER

İş Hukukunda kayıt tutma ve gerekli hallerde belge düzenleme yükümlülüğü işverenin

üzerindedir.

4857 sayılı İş Kanunu hükümleri uyarınca işverenin kayıt tutma ve belge düzenleme yükümlüğü

bulunan haller şunlardır;

a) Süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı şekilde yapılması zorunludur. Yazılı

sözleşme yapılmayan hallerde işveren işçiye en geç iki ay içinde genel ve özel çalışma

koşullarını, gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür. (4857 Sayılı Kanun Md.8)

b) İşveren günlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile dinlenme saatleri işyerlerinde işçilere

duyurmak, işçilerin çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır. 4857 Sayılı

Kanun Md.67, Çalışma Süreleri Yönetmeliği Md.9)

c) İşveren, fazla çalışma ve fazla sürelerle çalışma yaptırdığı işçilerin bu çalışma saatlerini

gösteren bir belge düzenlemek, imzalı bir nüshasını işçinin özlük dosyasında saklamak

zorundadır. (Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliğinin Md. 9)

d) İşverenin işçilere yaptığı ücret ödemelerine ilişkin olarak ücret hesap pusulası düzenleyerek

bir nüshasını işçiye verme zorunluluğu bulunmaktadır. (4857 Sayılı Kanun Md. 37)

e) İşverenin işçinin hak ettiği ve kullandığı yıllık ücretli izinlerle ilgili olarak yıllık ücretli izin

kaydı tutma zorunluluğu bulunmaktadır. (4857 Sayılı Kanun Md. 60, Yıllık ücretli İzin

Yönetmeliği Md. 20)

7

Uğur Ocak, Selma Betin, Fazla Çalışma, Ankara 2020, sayfa 845

Sayfa 4 / 11

f) İşyerinde çalışan işçilerle ilgili olarak işverenin işçi özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü

bulunmaktadır. (4857 Sayılı Kanun Md. 75)

g) İşten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren bir

belge verilir. (4857 Sayılı Kanun Md. 28)

3.2. İŞÇİLİK ALACAKLARINDA İSPAT VE ELEKTRONİK ORTAMDA OLUŞTURULAN İŞYERİ

KAYITLARININ DELİL NİTELİĞİ

İş Hukukunda kayıt tutma ve belge düzenleme yükümlülüğünün işverenin üzerinde olması; işçilik

alacaklarına ilişkin olarak yapılan ödemeler ile iş sözleşmesinin haklı veya geçerli nedenle feshedildiği

hallerde ispat yükümlüğünün işverene düşmesi; işletmenin verimi ve işyerinin güvenliği ile işçiler

üzerinde gözetim yapma ihtiyacının olması gibi sebeplerle elektronik ispat araçları özelikle işveren

için büyük önem arz etmektedir. 8

Bu bölümde işverenin yasal olarak tutmak zorunda olduğu kayıt ve belgeler ile söz konusu kayıt

ve belgelerden elektronik ortamda oluşturulmuş olanların işçilik alacaklarının tespiti yönünden yargı

nezdinde takdiri delil olarak değerlendirilmesi üzerinde durulacaktır.

3.2.1. ÜCRET HESAP PUSULASI

İş Kanunu düzenlemesi uyarınca 5 ve daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde ücretlerin banka

vasıtasıyla ödenmesi zorunluluğu nedeniyle işveren yaptığı ücret ödemelerini banka hesap

ekstreleriyle (dekontlarıyla) kanıtlayabilmektedir. Bu kayıtların işçinin hesap pusulalarındaki

tahakkuklarla uyumlu olması halinde ücret hesap pusulaları imzasız olsa da delil niteliği taşımaktadır.

Konuyla ilgili Yargıtay uygulamasında fazla çalışma, hafta tatili ve UBGT çalışması alacakları banka

kanalıyla ödenmişse ve söz konusu ücret bordroları/ücret hesap pusulalarındaki tahakkuklarla ilgili

işçinin imzası bulunuyorsa dışlama, imzanın bulunması halinde ise işçilik alacaklarından mahsup

edilmesi yoluna gidilmektedir. Banka dekontları ödeme yapıldığını gösteren bir takdiri delildir, ancak

görece güçlü bir takdiri delildir.9

“…Fazla çalışma, hafta tatili ve UBGT ücreti tahakkuku bulunmakla beraber bordroların imzasız

olması halinde ödemelerin yapıldığının anlaşılması halinde (banka vasıtasıyla) bu ödemelerin

hesaplamadan mahsup edilmesi, tahakkuk bulunup bordroların imzalı olması halinde ise ilgili

dönemlerin yapılan hesaplamadan tamamen dışlanması gerekmektedir.”10

Elektronik ortamda üretilen/oluşturulan ücret hesap pusulalarının işçi tarafından güvenli

elektronik imza kullanılarak imzalanmasına ilişkin bir uygulama ülkemizde henüz bulunmamaktadır.

Ücret hesap pusulalarının elektronik ortamda oluşturulup elektronik imza ile imzalanması halinde

konuyla ilgili Yargıtay uygulaması gereğince ilgili dönemlerin işçilik alacaklarından tamamen

dışlanması söz konusu olacaktır.

8

Aykut Yücel, İş Hukukunda Elektronik Deliller, Seçkin Yayıncılık, Ankara 2021, sayfa 50-51,” İşverenin hem

işletme içi hem de dış kaynaklı risklerini en aza indirebilmesi için işyerinde gözlem ve denetim yapması, yönetim

hakkının kapsamındadır. Ancak bu uygulamalar, işçinin özel hayatına müdahale niteliği taşımamalı, bu anlamda

sınır doğru çizilmelidir.”

9

A.g.e. sayfa 38

10 Uğur Ocak, Selma Betin, Fazla Çalışma, Ankara 2020, sayfa 577, Y.9.HD.24.06.2019, E.2017/23047, K.2019/13820

Sayfa 5 / 11

İş Kanunu’nun 37 nci maddesi uyarınca işverenliğin ücret hesap pusulası düzenleme ve bir

nüshasını işçiye verme yükümlülüğü bulunmaktadır. İdari Makamlar tarafından işyerlerinde

gerçekleştirilen iş mevzuatı yönünden teftişlerinde işçinin e-posta adresine gönderilen ücret hesap

pusulaları işçiye verilmiş olarak kabul edilmektedir.

3.2.2. İŞE GİRİŞ VE ÇIKIŞ KAYITLARI

Yargıtay’ın işverenliğin tuttuğu ve CD ortamına aktardığı elektronik giriş çıkış kayıtlarını,

müdahale edilmediğinin / üzerinde oynama yapılmadığının belirlenmesi halinde delil

niteliğinde/ispat aracı olarak kabul ettiği görülmektedir. 11

Yargıtay, işe giriş çıkışların elektronik kayıt sistemi ile belirlenmesi halinde elektronik kayıt

sisteminin gerçekliğinin araştırılması gerektiğine, kayıt sahte ise tanıklarla sonuca gidilmesine karar

vermektedir.

Yargıtay konuyla ilgili bir uyuşmazlıkta, “Somut uyuşmazlıkta, işyerinde giriş-çıkışın elektronik

sistem ile kayıt altında tutulduğu anlaşılmaktadır. Kartlı giriş-çıkış sisteminde imza alınması mümkün

olmadığından bilirkişinin ibraz edilen giriş-çıkış kayıtlarında davacının imzası bulunmadığından

bahisle bu kayıtlara itibar edilmediğine ilişkin değerlendirmesi ve Mahkemenin buna itibar ile sonuca

gitmesi yerinde değildir.” şeklinde hüküm kurmuştur.12

3.2.3. İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI

4857 sayılı İş Kanunu’nun 75 inci maddesi uyarınca işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük

dosyası düzenler. İşçi özlük dosyasında işçinin kimlik bilgilerinin yanında İş Kanunu ve diğer kanunlar

uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklama ve bunları istendiği zaman

yetkili memur ve mercilere gösterme zorunluluğudur.

İş Kanunu’nda işçi özlük dosyasında yer alacak belge ve kayıtlar açık olarak belirtilmemiştir.13

İşçi özlük dosyasında, zorunlu ve gerekli belgelerin bulunması gerekir.

Kanun hükmüne dayanan kayıt veya belgeler zorunlu belge, İş Kanunu ve diğer kanunlardan

kaynaklanan kayıt ve belgeler ise gerekli belge olarak tanımlanmaktadır.

11Uğur

Ocak, Selma Betin, Fazla Çalışma, Ankara 2020, Sayfa 438. Y.9.HD.04.07.2012, E.2010/17908 2012/26298, K.

04.07.2012)

12 Y. 9HD. 04.05.2016, E.2016/14019, K.2016/11324

13

İşçi özlük dosyasında; iş başvuru formu, sigortalı işe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi, görev tanımları, nüfus kâğıdı örneği,

vesikalık fotoğraf, ikametgâh belgesi, adli sicil kaydı, iş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri, mesleki eğitim belgeleri, sağlık

raporları, diploma sureti, deneme süresi değerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve disiplin kurulu kararları, fesih

bildirimleri performans değerlendirme formları, yasal herhangi bir sebeple ücret kesme cezası uygulanmışsa yapılan

kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı, fazla çalışması, gece çalışması ve UBGT günlerinde çalışması için işçinin onayının

alındığına dair yazılar, işçilerin iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması

gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı, aynı şirketler topluluğu ya da

holding bünyesinde geçici işçi devri yapılması halinde devir esnasında işçiden alınmış olan yazılı rıza onayı, işçinin yazılı

iş sözleşmesi yapılmamışsa işveren tarafından işçiye verilmesi gereken genel ve özel çalışma koşullarını gösterir yazılı

belge, eski işyerine ilişkin çalışma belgesi, erkek işçiler için askerlik durumunu gösteren belge, yabancı işçilerle ilgili

olarak alınan çalışma izni belgesi, yıllık ücretli izin kayıtları, ibraname, sigortalı işten ayrılış bildirgesi, işçinin

işverene verdiği diğer dilekçeler vb. belgelere yer alabilir.

Sayfa 6 / 11

İşçi özlük dosyası sadece işveren aleyhine değil lehine de delil oluşturabilecek bilgi ve kayıtlar

içerdiğinden taraflar arasındaki çekişmede her iki her iki taraf yönünden de delil niteliğine sahiptir.14

İşçi özlük dosyasında saklanan tüm bu kayıt ve belgelerin yasal geçerliliklerinin bulunması

gerekmektedir.

İşçi özlük dosyalarının elektronik ortamda / bilgisayar belleğinde tutulması mümkündür. Bu

konuda yasal bir engel bulunmamaktadır. İş Kanunu’nun 75 inci maddesinde yalnızca işçi özlük

dosyası tutulması zorunluluğundan bahsedilmiştir.15

Islak imza taşıyan belgelerin tarama yöntemiyle sanal ortama aktarılabildiği günümüz

koşullarında tüm özlük dosyası içeriğinin bilgisayar dosyası olarak saklanması olanaklıdır. Ancak

gerçek özlük dosyasının tüm işlevlerini sanal özlük dosyasının yerine getireceğini ileri sürmek

mümkün değildir. Çünkü tarama yoluyla bilgisayar ortamına aktarılan belgelerin çıktıları fotokopi

niteliğinde olduğundan gerek denetim makamlarının işlemlerinde gerekse işçi-işveren arasında ortaya

çıkacak çekişmelerde itiraza uğradığında hiçbir hukuki değeri olmayan belgelere dönüşür. Fotokopi

üzerinden imza incelemesi de yapılamayacağı için belgenin aslının saklanması zorunludur.16

Güvenli elektronik imza uygulaması yapılabilen yerlerde sanal özlük dosyası içeriği işçinin güvenli

elektronik imzasıyla teyit edilirse o zaman sanal dosyasının gerçek dosya işlevini büyük ölçüde yerine

getireceğine şüphe yoktur. Gerçekten de 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 5 inci maddesine

göre güvenli elektronik imza, elle atılan imzanın hukuki sonuçlarını doğurur. Ancak bu halde dahi

resmi şekil ve özel merasim gerektiren hukuki işlemler ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik

imza ile yapılamayacaktır.17

Özlük dosyaları işçilerin kişisel verilerini de içerdiğinden 6698 sayılı Kanun kapsamında yazılı

rızasının alınarak işlenmesi yönünde yapılan tartışmaları, Kişisel Verileri Koruma Kurulu; “6698 sayılı

Kanun’un 5 inci maddesi açısından bakıldığında kanunlarda kişisel verilerin işlenebileceğine ilişkin bir

hüküm, veri işleme şartını oluşturacaktır. Kişisel verilerin, işlenmesiyle ilgili herhangi bir kanunda

açık bir hüküm varsa veya açık bir hüküm ile ikincil mevzuata yönlendirme yapılmışsa bu durumda

kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Örneğin 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75 inci maddesi gereği

işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemesi ve bu işçinin kimlik bilgilerinin yer

alması gerektiği hükmü yer almaktadır. Bu kapsamda işveren çalıştırdığı işçinin kimlik verilerini

“kanunlarda açıkça öngörülmesi” işleme şartına dayanarak işleyebilecektir.” şeklinde mütalaada

bulunarak ortadan kaldırmıştır. 18

3.2.4. YILLIK İZİN KAYITLARI

4857 sayılı İş Kanunu’nun 60 ncı maddesi uyarınca çıkartılan Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliğinin 20

nci maddesi uyarınca; işveren işçilerin yıllık izin durumlarını gösteren örneği Yönetmelik ekinde

bulunan yıllık izin kaydını tutmak zorundadır. Ayrıca her işçinin yıllık izin durumunu aynı esaslara

göre düzenleyeceği izin defteri veya kartoteks sistemiyle de takip edebilir.

14

Mehmet Uçum, Personel Özlük Dosyası ve İşverenin İş İlişkisinde Temin etmesi gereken Belgeler, MESS, Sicil

Dergisi Haziran 2007 sayısı, sayfa 38-48

15 A.g.m. Sayfa 38-48

16 A.g.m. Sayfa 38-48

17 A.g.m. sayfa 38-48

18 KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kurulu) Kanunlarda Öngörülme Kişisel Veri İşleme Şartına İlişkin Bilgi Notu,2024

Sayfa 7 / 11

Yıllık iznin kullandırıldığına ilişkin ispat yükü işverene aittir. İşveren yıllık izinlerin

kullandırıldığını imzalı izin defteri veya eşdeğer bir belge ile ispatlamalıdır.19

Günümüzde, işverenler kullandıkları yazılım programlarıyla işçilerin yıllık ücretli izinlerinin

kullanımını da (işçinin izin talebi, işverenin izin onayı ve yıllık iznin kullanılması aşamalarını)

elektronik ortamda takip edebilmektedirler.

Bununla birlikte yıllık ücretli izinlerin işçiye kullandırıldığı ancak işçinin imzasını taşıyacak bir

belgeyle ispatlanabilmektedirler. Bu nedenle izin defteri veya izin kayıt belgesi adı altında tutulan

yıllık izne ait belgelerin yazılı olarak tutulması ve işçinin imzasını taşıması veya 5070 sayılı Elektronik

İmza Kanunu hükümleri uyarınca güvenli elektronik imza vasıtasıyla elektronik ortamda imzalanması

gerekmektedir.

İstanbul BAM 22 nci Hukuk Dairesi konuyla ilgili bir uyuşmazlıkta, yıllık ücretli izin kayıtlarının

imzasız olması sebebiyle doğrudan davacının yıllık izin ücreti talebinin kabulü yönünde bir hüküm

kurmamış, davalı tarafın davacının hak ettiği yıllık ücretli izinlerini SAP olarak adlandırılan bir

program üzerinden yıllık izin talebinde bulunarak kullandığı yönündeki iddiasının uzman bilirkişi

marifetiyle incelenmesine karar vermiştir.

"….Dijital sistemden yıllık izin girişlerinin yapıldığı, insan kaynakları tarafından davacıya mail

gönderilerek kaç gün yıllık iznin kaldığının bildirildiği ve davacının buna itiraz etmediği yönündeki

davalı iddiası dikkate alındığında; bilgisayar mühendisi bir bilirkişi marifeti ile davalı şirket kayıtları

üzerinde yerinde inceleme yapılarak davacının yıllık izin taleplerini sistem üzerinden gönderip

göndermediği sistemden gönderilen bu belgenin çıktısının alınarak ıslak imza gerekip gerekmediği, bu

prosedürün uygulanmasına ne zaman başlandığı, şartların ne olduğu, imza bulunmadığı için dikkate

alınmayan 88 günlük yıllık izinle ilgili dönem bordroların incelenerek izin tahakkukunun bulunup

bulunmadığı ve bankadan ödenip ödenmediğinin tespiti, yine SAP denilen programdan bu tarihler için

talep girişi ve onayı yapılıp yapılmadığının tespiti, bu şekilde davacının kullanmadığı kaç günlük yıllık

izin alacağının bulunduğunun kesin delillerle belirlenerek yeniden bir karar verilmesi amacıyla

dosyanın mahkemesine iadesine karar verilmiştir."20

Mahkemeler, işçilerin hak ettikleri yıllık izinlerini kullanmadıklarını iddia ederek İş Kanunu’nun

59 uncu maddesi uyarınca yıllık izin ücreti talep ettikleri uyuşmazlıklarda; işverenin bu konuda ispat

yükümlülüğünü işçinin imzasını taşıyan yıllık izin kayıtlarıyla tam olarak ispat edemediği ve işçinin

kıdem süresinin dolayısıyla yıllık izin alacağının fazla olduğu durumlarda, elektronik işe giriş çıkış

kayıtlarını ya da yukarıdaki yargı kararında olduğu gibi yıllık izin kullanımı konusunda işyerinde

kullanılan yazılım programı üzerinde uzman bilirkişi tarafından izin talep ve onay aşamalarının

incelenerek sonuca gidilmesi gerektiğine karar verebilmektedir.

Yargının son zamanlarda verdiği bu kararlar, artık yıllık ücretli izinin kullanımının ispatı

konusunda da delil olarak elektronik kayıtlara başvurulabileceğini göstermektedir.

19 Y.22.HD.10.06.2019, E.2017/21851, K.2019/12436

20

İstanbul BAM 26. HD 2020/1206 E. 2022/712 K. 18.04.2022

Sayfa 8 / 11

Bununla birlikte, yıllık izin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması halinde dahi yıllık izin

kullanım sürelerinin gösteren işveren tarafından oluşturulmuş elektronik kaydın işçi tarafından

güvenli elektronik imza kullanılarak imzalanmış olması ya da elektronik onay aşamalarından geçilmiş

olması gerekmektedir.

3.2.5. GPS-GPRS KAYITLARI

Günümüzde firmalar tarafından işyeri dışında işçilerin çalışmalarını gerçekleştirdiği hallerde GPSGPRS21 kullanarak (şirket araçlarına takılan veya el terminalleri vasıtasıyla kullanılan) konum

belirlenmesi yoluyla, yapılan işlerde (üretilen ürünlerin sipariş noktalarına dağıtımı, platform

çalışmaları, elektrik ve doğalgaz sayaçlarının okunması, stok sayımı vb. işlerde) çalışmanın başlama ve

bitiş saatlerini, ara dinlenmesi sürelerini tespit edebilmektedirler.

Yargıtay iş uyuşmazlıklarında çalışma saatlerinin ispatı konusunda işverenlik tarafından ibraz

edilen GPS-GPRS kayıtlarının da değerlendirilmesi gerektiğine hükmetmektedir.

Yargıtay konuyla ilgili bir uyuşmazlıkta “…Davalı işveren tarafından davacının çalışma saatlerine

ilişkin GPRS kayıtları ibraz edilmiştir. Mahkemece bu kayıtlar bir değerlendirmeye tabi tutulmaksızın

salt tanık beyanlarına göre fazla çalışma alacağının hüküm altına alınması hatalıdır.” şeklinde hüküm

kurmuştur.22

3.2.6. E-POSTA KAYITLARI

Yargıtay, işçilik alacaklarına ilişkin uyuşmazlıklarda işçinin işyeri dışından bilgisayar sistemine

ulaşıp ulaşmadığının da belirlenerek, işyeri dışından sisteme ulaşılamayacağının tespit edilmesi

halinde mail/e-posta kayıtlarının değerlendirilerek günlük ve haftalık çalışma saatleriyle fazla

çalışmanın tespiti yoluna gidilmesini gerektiğine karar vermektedir.23

Ayrıca, Yine Yüksek Mahkeme tarafından iş uyuşmazlıklarında Pronet kayıtları (Alarm kaydı) ile

işyeri devir ve teslim kayıtları ve raporları ile e-mail kayıtları 12 saatlik esasa göre (AM, PM) göz önüne

alınarak işyerindeki çalışma sürelerinin belirlenmesi yoluyla işçilik alacaklarının hesaplanması

gerektiğine hükmedilmektedir. 24

3.2.7. TAKOGRAF KAYITLARI

Yük taşımacılığı yapan tır şoförleri, mikser şoförleri veya otobüs şoförlerinin işçilik alacaklarıyla

ilgili olarak açtıkları davalarda mahkemeler tarafından araç takograf kayıtları da çalışma süreleri ve

yasal alacakların tespiti yönünden ispat aracı olarak kabul edilmektedir.

Yüksek Mahkeme konuyla ilgili bir uyuşmazlıkta, “…Davacı işçinin yurtiçi tır şoförü olarak görev

yaptığı ve çalışmasını işveren tarafından kendisine teslim edilen araçta tek başına ifa ettiği

anlaşılmaktadır…Davacı tüm çalışma süresi için çalışma düzenini ispatlayacak şekilde yeterli bilgi

21

GPRS, veri iletimini destekleyen bir mobil iletişim protokolüdür ve GSM şebekesi üzerinden çalışır. Bu sistemler, daha yüksek

veri transfer hızlarına ve sürekli bağlantı özelliklerine sahiptir. GPRS, genel paket radyo servisi anlamına gelir ve mobil veri

transferi için internet tabanlı bir teknoloji kullanır. Sürekli ve hızlı veri transferi sağlar, bu da sistemlerin sürekli bağlı kalmasını

mümkün kılar. Kısaca GPRS, Sim Kartın interneti ile haberleşebilen bir alarmdır. Alarm panelleri ile ilgili kişiler arasındaki

iletişimi, sim kartın interneti ile sağlar. (Https://www. opax.com/blog/gprs-alarm-sistemi)

22 Y.9HD.30.09.2013, E.2011/34229, K. E.2013/24437

23 22. HD.07.07.2017, E.2017/6756, K.2017/16638

24 Y.22.HD.10.04.2017 E.2017/904, K.2017/8169

Sayfa 9 / 11

içeren takograf kayıtları da ibraz etmemiştir. Bu durumda davacının fazla çalışma ve hafta tatili çalışma

iddiasını tereddütte yer vermeyecek şekilde ispatladığından söz edilemez...davanın reddine gerekirken

kabulüne karar verilmesi isabetsizdir.” şeklinde hüküm kurmuştur.25

Yüksek Mahkeme yine konuyla ilgili bir uyuşmazlıkta, “…Takograf kayıtları günlük döküm halinde

makine mühendisince belirlenmeli, iş bilirkişisi haftalık çalışma sürelerini tespit etmelidir.” şeklinde

karar vermiştir.

3.2.8. BİLGİSAYAR AÇILIŞ KAPANIŞ (LOG) KAYITLARI

İş uyuşmazlıklarında mahkemeler tarafından işçilik alacaklarının tespitinde bilgisayar açılış ve

kapanış kayıtları (log kayıtları) da delil olarak kabul edilmektedir.

Yüksek Mahkeme fazla çalışma talebiyle ilgili bir uyuşmazlıkta, çalışma sürelerinin tespiti

yönünden bilgisayar açılış ve kapanış saatlerinin dikkate alınması gerektiğini belirterek, “Fazla

çalışmanın yazılı delil ya da şahitle ispatı imkan dahilindedir…Somut olayda; bankacı olarak çalışan

davacı, dava dilekçesinde hafta içi 09.00-20.00 saatleri arasında, işe başladığı ilk beş sene cumartesi

günleri de 11.00-15.00 saatleri arasında çalıştığını beyan ederek fazla çalışma alacağı talebinde

bulunmuş, bilgisayar log kayıtları ile tanık beyanlarını delil olarak göstermiştir. 17.09.200931.03.2011 tarih aralığını kapsayan log kayıtları davalı vekili tarafından dosyaya ibraz edilmiştir.

Ancak log kayıtlarının sunulduğu dönem bakımından, davacının fazla çalışma alacağı log kayıtları

dikkate alınmaksızın yalnızca tanık beyanlarına göre hesaplanan bilirkişi raporu doğrultusunda

hüküm altına alınmıştır. Mahkemece, davacının çalışma gün ve saatlerinin, davalı işverence sunulan

bilgisayar log kayıtları, log kayıtlarının bulunmadığı çalışma dönemi bakımından ise tanıkların davacı

ile çalıştığı süre ile sınırlı olmak üzere tanık beyanları değerlendirilmek suretiyle ve davacının beyanı

da gözetilerek belirlenmesi gerekmektedir. Mahkemece bu husus gözetilmeden eksik inceleme ve

hatalı değerlendirme ile karar verilmiş olması isabetli olmayıp bozma nedenidir.” şeklinde hüküm

kurmuştur.26

4. SONUÇ

4857 sayılı İş Kanunu’nda yapılan değişikliklerle beraber esnek çalışma modellerinin ağırlıklı

olarak uygulanmaya başlanması; işin artık klasik anlamda işyerinden yapılmaktan çıkıp işyeri dışında

yapılmaya başlanması sonucunu doğurmuş, özel sektör işyerleri de teknolojik gelişmelere paralel bir

biçimde ve dijital çağın bir gereği olarak çalıştırdıkları işçilere ilişkin yasal yükümlüklerinden

kaynaklanan kayıt tutma ve belge oluşturma işlemlerini elektronik ortamda yapmaya başlamışlardır.

Yargıtay son yıllarda iş uyuşmazlıklarında verdiği kararlarda; elektronik giriş çıkış kayıtlarını,

kamera kayıtlarını, GPS kayıtlarını, takograf, bilgisayar şifresi ile işlem yapılan yerlerdeki bilgisayar

açılıp kapanış kayıtlarını (log ve finart kayıtları), e-posta kayıtlarını, WhatsApp yazışmalarını, GSS

Medula takdiri delil olarak kabul etmektedir.

25 Y.22.HD.04.03.2014, E.2013/14100, K.2014/4594

26

Y.9.HD.16.09.2020, E.2016/23796, K.2020/7920

Sayfa 10 / 11

2004 yılında çıkarılan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile birlikte, e-imzanın elle atılan imza

ile aynı hukuki sonucu doğuracağı hüküm altına alınmıştır.

Genel olarak elektronik imzalı belgelerin delil değeri taşıması için güvenli elektronik imza ile

oluşturulmaları gerekmektedir.

Güvenli elektronik imzanın, ıslak imza gibi delil niteliğini taşımasına iş mevzuatı yönünden bir

engel bulunmamaktadır.

Usul hukukunda güvenli elektronik imzaya ıslak imza denkliğinin verilmiş olması, yazılı beyan ve

imza gerektiren tüm iş hukuku işlemlerinin güvenli elektronik imza ile yapılmasına cevaz

vermektedir.27

Güvenli elektronik imzanın işverenin elektronik ortamda oluşturduğu kayıt ve belgelerde de

kullanılabilir hale gelmesi (e-imza sertifikası doğrulaması yapılması ve zaman damgası içermesi

şartıyla) kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ödenen işçi alacaklarının ispatı yönlerinden

aynı kağıt ortamında düzenlenen ve işçinin imzasını taşıyan kayıt ve belgelerde olduğu gibi hukuki

sonuç doğuracaktır.

BARIŞ ERDEM DANIŞMANLIK İŞ HUKUKU EKİBİ

27

Aykut Yücel, İş Hukukunda Elektronik Deliller, Seçkin Yayıncılık, Ankara 2021, sayfa 109

Sayfa 11 / 11